日期：111年6月6日修訂
文號：水北秘字第1111002350號
一、 經濟部水利署北區水資源局（以下簡稱本局）為提升處理電子信箱信件之效能，特訂定本規定。
二、 信件類別：
(一)第一類：須正常處理或回復之信件，包含陳情書、申請書、興革意見或施政諮詢等。
(二)第二類：毋須分辦之重複信件。
(三)第三類：毋須分辦之垃圾或廣告信件，包含不具建設性之批評、個人情緒性抒發、自我推薦或廣告宣傳信件等。
三、 信件處理作業權責劃分：
(一)秘書室：局長及民意電子信箱信件之收件、掛號、分文、列管稽催、提報統計報表及績效考評事宜。
(二)計畫課：本局電子信箱之設置、資訊技術與管理。
(三)各單位：本局電子信箱信件之答復。
四、 信件處理時限及方式：
(一)第一類信件：由秘書室收件後，於1日內分辦權責單位處理；各單位自分辦次日起5個工作天內，依分層負責權限劃分，撰擬回信（稿）核判後，由秘書室及局長室各電子信箱專責人員答復。
(二)第二類及第三類信件：由秘書室收件後，於一日內逕行存查；但仍應予以登記，以利查考。
(三)信件改分：各單位指派專責人員隨時收發處理信件，如需申請改分應於總收文日起1日內申請改分作業。
(四)信件展期：
1.案情複雜信件如無法於期限內辦結者，應於公文線上簽核系統填列公文展期申請單說明具體原因，於限辦日期前完成展期手續。
2.展期作業應注意時效並預留陳核時間，展期原因應具體明確。
3.本電子信箱信件處理流程圖（如附件1）。
五、 信件處理原則：
(一)秘書室及局長室專責收文人員應隨時查看信箱信件，並予分辦，各單位收文後應隨到隨辦，隨辦隨送，不得積壓公文。
(二)答復內容應避免使用公文用語及格式，文字表達需具體明確、親切、口語化，並註明承辦人及聯絡電話，以便民眾查詢。
(三)信件末尾應以機關名稱或首長銜名署名，切勿以個人名義署名。
(四)信件非屬本局權責時，應逕移主管機關處理，並回復陳情人。但由上級機關交辦之案件，非屬本局主管業務者，應通知本局秘書室洽上級機關改分或增列其他機關。
(五)如案情複雜短期內無法辦結者，應先行回復民眾告知預定辦理進度，並於案件處理告一段落後再次完整回復。
(六)處理信件時，應確實依個人資料保護法等相關規定辦理，並應適時採取妥善之保密措施，俾確保民眾隱私權。
(七)回復時隨信檢附「經濟部水利署北區水資源局電子信箱滿意度問卷」（詳附件2）供民眾以電子信箱填復，如表達不滿意者，請秘書室簽請權責單位，於收辦5日內針對民眾不滿意之項目，進行檢討或採取相關處理措施。
六、 績效考評：
(一)本局秘書室於年度終了時，按各單位電子信箱績效考評表（詳附件3）辦理考評，考評重點包括辦理案件數、處理時效及滿意度。
(二)每年度綜合評比列為第一名且成績優等之受評單位，得提報二名相關人員記嘉獎二次；評比列為第二名且成績優等之受評單位，得提報二名相關人員記嘉獎一次。本局資訊人員及相關執行人員亦得一併簽報辦理，如該等有功人員屬勞務承攬者，則依其執行成效酌給榮譽假。
(三)信件處理發生錯誤、遺失或積壓逾限，致民眾權益受損或影響本局行政效率，經查證屬實者，依其情節輕重，簽報局長(或授權人)議處。
七、 本作業規定未盡事項，依相關規定辦理。