民國112年12月4日水北畫字第1120505489號函修正
一、經濟部水利署北區水資源分署(以下簡稱本分署)為辦理檔案法第十七條至第二十一條有關檔案之申請閱覽、抄錄或複製等(以下簡稱應用)規定事項，特訂定本須知。
二、申請檔案應用，應填妥申請書(附件一)或以書面載明規定事項向本分署申請，以親自持送或通訊方式為之。另申請書請勾選是否攜帶可攜式電腦、可攜式媒體及攝影器材之需求。
三、申請人委任代理人代為申請時，應檢具委任書(附件二)；申請人如係法 定代理者，應檢具相關證明文件備供查驗。
申請案件屬個人隱私資料者，請檢具身分關係證明文件。
四、本分署受理檔案應用申請案，應由業務單位先檢視申請書內容，依規定辦理審核(附件三)，簽陳本分署權責長官核示，並以書面通知申請人(代理人)准駁結果。
申請案件之准駁，應自受理之日起十五日內決定；必要時，得予延長。但延長時間不得逾十五日。
五、申請案件不合規定程式或資料不全者，經通知補正者，申請人(代理人)應於七日內補正；屆期不補正或不能補正者，得駁回之。
前點第二項自受理之日起十五日，於前項情形，自申請人(代理人)補正之日起算。
六、檔案應用，以提供複製品為原則，有使用檔案原件之必要者，應於申請時記載其事由。
七、本分署檔案應用之准駁，依檔案法第十八條、政府資訊公開法第十八條、行政程序法第四十六條及其他法令之規定辦理。
八、核准應用之檔案如僅其中一部分有應限制公開或提供之情形，應採「分離原則」，去除不得公開部分，就其他部分公開或提供之。
九、申請人(代理人)至本分署應用檔案時，應出示准駁通知書及備有本人照片之身分證明文件，依規定完成登記程序後，始得進入本分署指定之檔案應用處所。
申請人(代理人)應用檔案時，受理應用之業務承辦單位人員應陪同為之。
十、本分署將檔案交付申請人(代理人)使用，應請其於檔案應用簽收單(附件四)簽名。
如有第八點情形，應將檔案部分抽離或遮掩情形註記於檔案應用簽收單告知申請人(代理人)。
十一、申請人(代理人)，獲核准應用本分署檔案者，請於行前二日前與本分署連絡，以資準備，無法於約定時間應用檔案者，至遲應於行前一日通知本分署。
十二、申請人(代理人)進入檔案應用處所，應注意下列事項：
(一)禁止飲食、吸菸、大聲喧嘩。
(二)不得破壞環境整潔。
(三)禁止攜帶原子筆、毛筆等易塗損檔案之工具。
(四)抄錄檔案時，以使用鉛筆、可攜式電腦或可攜式媒體為限。
(五)禁止攜帶未經許可之私人物品。
(六)除經本分署同意，不得擅自接用本分署電源及網路系統。
(七)本分署提供應用之器材須妥慎維護，不得破壞。
前項第四款可攜式電腦或可攜式媒體(泛指一般不具運算功能但可儲存大量資料的小型資訊硬體，如：外接式硬碟、燒錄機、隨身碟、數位相機記憶卡、MP3 player…等等)之使用，非經許可不得為之。
其使用應遵守本分署資訊安全政策相關規定，可攜式電腦嚴禁連接本分署網路系統；可攜式媒體使用前應經本分署掃毒檢查。
如有必要暫離檔案應用處所者，應將檔案交由承辦人員保管；應用影像系統者，則應完成登出作業。
十三、申請人(代理人)應用檔案，應維持檔案資料之完整，不得有下列行為：
(一)添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損。
(二)拆散已完成裝訂之檔案。
(三)以其他方法破壞或變更檔案內容。
十四、應用檔案時，申請人(代理人)有第十二點、第十三點所列情形者，本分署得停止其應用，並記錄之。其涉及刑事責任者，移送檢察機關偵辦。
十五、檔案應用處所之各項器材及設備應依本分署人員指導妥善使用，如因申請人(代理人)操作不當而導致故障、毀損，應負維修賠償責任。
十六、提供應用之檔案，不得攜出指定應用處所，並應當日歸還，如未能於當日應用完畢者，本分署業務承辦單位人員應於檔案應用簽收單註記應用情形後，先辦理還卷，另日再行調閱。
前項歸還，應經本分署業務承辦單位人員點收無誤或確認登出影像系統後，於檔案應用簽收單上註記還卷並將一聯交付申請人(代理人)。
檔案應用完畢，本分署業務承辦單位人員當場檢視歸還檔案之完整性及是否有不當破壞情形；如有污損、破壞等不當使用情形，應於檔案應用簽收單註記後並依第十四點及相關規定辦理。
十七、申請人(代理人)攝影檔案所需器材應自行準備。
申請複印檔案所需複印機具由本分署提供，並以本分署業務承辦單位人員複印為原則，如民眾使用應依本分署業務承辦單位人員指導操作。
申請重製或攝影檔案者，除紙本複印外，其儲存媒體由申請人(代理人)自行準備。
十八、檔案應用處所開放應用時間為星期一至星期五，上午九時至中午十二時、下午二時至五時；例假日及國定假日不對外開放。
十九、申請檔案應用，申請人(代理人)應依國家發展委員會檔案管理局訂定之「檔案閱覽抄錄複製收費標準」(附件五)，於檔案應用完畢後向本分署出納單位繳納之；其另須提供郵寄服務者，郵遞費用以實支數額計算。