經濟部水利署北區水資源局非公文檔案歸檔作業規定

更新日期:2020-08-12 瀏覽次數:732

108年7月29日水北秘字第1081003027號函頒

一、 為利本局非公文檔案納入檔案系統管理,特訂定本規定。

二、 本局非公文檔案指本機關成立以來無公文號之公務或因公務產生之各類紀錄資料及其附件,型式包括實體書冊、文件、工程圖、地圖、照(底)片、錄影(音)及數位電腦檔案等。

三、 下列非公文檔案應辦理歸檔:

(一) 工程調查規劃研究之報告、勘查檢測紀錄、照(底)片及影音等。
(二) 工程設計圖、竣工圖、施工檢驗紀錄、施工照片及影音等。
(三) 堰壩及相關設施完工外觀或營運期間發生外觀重大改變之照片及影音,包括新建、更新改善、運轉操作、災情及搶修險等。
(四) 大事紀要活動之來賓簽名冊、活動照片及影音等。
(五) 民眾聚集照片及影音,包括各式說明會、陳情現勘或抗議事件等。
(六) 高階長官視察參訪、國內外機關團體參訪交流之照片及及影音等。
(七) 其他經單位主管認定有歸檔必要者。

四、 前述非公文檔案屬持續性事件者(如施工照片),應於一定期間(不超過半年)或告一段落時辦理歸檔;屬獨立時間點事件者(如用地說明會),應於事件發生後一周內辦理。

五、 辦理非公文檔案歸檔,承辦單位應採公文線上簽核系統之「發文便簽」,檢送核章後之「非公文檔案歸檔清單」(詳附件一),併該紀錄資料送請檔案管理單位辦理。檔案管理單位收受該資料後,應即予編號,並續以案件或案卷層級回溯建檔進行立案編目作業。但91年1月1日以前產生之檔案辦理回溯編目建檔,得僅以案卷層級著錄。

六、 非公文檔案歸檔清單記載原則如下:

(一) 名稱:記載得以表達案件內容之簡要名稱。
(二) 規格:依案件媒體類型記載其尺寸、計量單位及數量或總檔案大小、型式、比例尺、放音(映)時間及格式與版本等。
(三) 製作者:機關、團體或個人製作者名稱,依機關檔案管理作業手冊9.4.1.2第2目第5點至第6點有關著錄原則辦理。
(四) 製作日期:以案件發生時間表之,並以民國紀年及阿拉伯數字為之,若月日不明者,可省略。
(五) 分類號及保存年限:就檔案涉及之業務性質或內涵,依製作日期當時機關適用之檔案分類表賦予分類號,並衡酌檔案價值、性質,依機關檔案保存年限區分表賦予保存年限,除永久保存檔案以「永久」表示外,定期保存檔案以阿拉伯數字記載其保存年限。
(六) 其他如已電子化,併附電子媒體歸檔,應於歸檔清單及電子媒體上註記其編號、路徑及檔名。或應註記案件內容所載足以辨識或查詢該案件之相關編號,如照片編號、地圖及工程圖之圖號或工程編號、錄音帶、錄影帶、唱片或電影片編號等,於備註欄註記。

七、 前述分類號及保存年限,承辦人應依現行檔案分類及保存年限區分表填寫;但為回溯以前年度資料者,則由檔案管理人員參酌該檔案年度適用之檔案分類及保存年限區分表填寫。

八、 每一非公文檔案歸檔清單內容項目以不超過三項為原則;歸檔案件以原件為原則,原件一式多份時,得僅歸檔一份。

九、 歸檔紀錄資料貯存於特殊媒體者,承辦人應檢視或以讀取設備確認內容,並於該媒體或外包裝(如外盒、封套等)上載明名稱、規格、製作者、製作日期、分類號、保存年限及內容概要。

十、 檔案管理人員應依下列規定賦予具唯一性之歸檔案件編號共計11碼,含媒體類型(2碼)、年度(民國年,3碼)、承辦單位(2/1碼)、流水號(4/5碼):

(一) 媒體類型代碼為:
BO→書冊;
DC→文件;
DR→工程圖;
MP→地圖;
PH→照片;
TA→錄音帶;
VI→錄影帶;
DK→光碟;
OT→其他。
(二) 承辦單位代碼參考現行區分表所列之代碼;屬回溯資料者,承辦單位代碼以01(代表全局)代表。
(三) 石建會時期工程圖量大,流水號碼4碼若不足,得採編5碼;為配合編碼總數11碼,其承辦單位代碼以1碼(即1)代表。

十一、 檔案管理人員進行非公文檔案之立案編目作業時,應依本規定及機關檔案管理作業手冊載入相關資訊,並將「非公文檔案歸檔清單」核章後,掃描至該案件「歸檔影像掃描檔」,以利日後查詢。

十二、 檔案管理人員進行案件(卷)著錄時,應記載案件大要內容,如涉及之人、事、時、地及物等關鍵詞彙,文字應簡潔、明確、具體。