經濟部水利署北區水資源局公文線上簽核要項

更新日期:2020-08-12 瀏覽次數:467

108年11月19日水北秘字第1081004234號函頒

一、公文線上簽核時,各簽核點人員及繕校人員對其文稿內容不論是否異動,均應採電子憑證簽章,以明責任;收文人員得不使用電子憑證簽章。

二、簽核人員因故未能使用電子憑證簽章時,得採本局核發之臨時憑證替代,並於歸檔前完成正式電子憑證之補簽作業;若無法補簽時,得由權責主管補簽並紀錄原因。未完成補加簽之公文,不得歸檔。

三、電子來文由總收文人員掛總收文號,採線上分文簽核;來文屬條碼公文、代辦署函(簽)稿、外機關(單位)會簽公文及密件等四類,採紙本簽核及線上流程控管。

四、紙本來文由總收文人員掛總收文號進行OCR掃描校對後,採線上分文簽核;來文附件屬下列情形者,總收文人員掃描來文但不掃描附件:

(一)附件非屬文件。
(二)附件文件超過20(含)頁。
(三)附件文件經掃描內容有失真之虞者,如小冊、照片、摺頁等。

五、紙本來文附件不掃描時,總收文人員於收文登錄之附件資料欄,確實記錄附件名稱、媒體型式、數量等相關資料,並列印紙本(實體)附件表單併同原來文遞送。

六、密件公文應採隔離電腦製作文書,並俟核決後,由承辦人繕印公文併公文流程送總發文蓋用印信後,再自行密封交寄。

七、承辦人員簽核時附件之處理方式:

(一)電子來文電子附件超過20(含)頁以上者,得視需要雙面列印紙本隨文陳核,並註明不重複歸檔。
(二)擬簽核之附件原則應為電子附件,須掃描者應以彩色掃描;但屬第四點第一、第二款情形者,以實體附件傳送。
(三)簽核電子附件應為可編修開放性格式(ODF,Open Document Format),但如為輔助說明或參考性質,得不使用可編修之檔案格式。
(四)非屬陳核內容但有參考必要者(如相關文號、歷次簽核文稿等),應列於參考資料,不列為簽(稿)附件。

八、收發人員(含總收發人員)對公文之處理,應本隨到隨收隨送原則,即時辦理檢視、簽收、分文傳遞或發文、存查結案及協助稽催等作業。

九、承辦人員擬辦公文時,應預設簽會流程;各簽核點人員得依實際需求調整簽會流程;設定會辦流程時,得回傳承辦人員進行意見彙整;簽稿併陳時,系統均預設會簽不會稿,會辦單位得於簽加註意見即可;如有後會流程時,請於公文核決後再行設定。

十、為利管制會稿、會辦時效,請確遵「文書處理手冊」簡化精神辦理。同一文稿會辦3個單位以上,以同步送會為原則;送會公文應按會簽會核速別及時限「最速件:1小時」、「速件:2小時」、「普通件:4小時」辦理;其他會辦之文件,受會單位應視同速件,並依收發文程序辦理。無論送會或收會均應管制時間,如不能依限送回原承辦單位時,應將原因、理由及預定時間通知送會單位。

十一、 線上簽核之「改分」,應於系統填寫公文改分表敘明拒絕理由,並經單位主管核章後,4小時內逕送秘書室辦理改分;公文經改分後,仍有疑義時,應敘明理由提陳一層主管(行政單位及資產課為秘書、業務單位為主任工程司)裁定,且不得再行改分。

十二、 水利署密件來文如本局認不宜主辦時,請於當日填妥水利署密件公文提陳單,並敘明改分理由及建議分辦機關,依密件程序先送主工室或秘書核判後,再密封送請水利署核判分案。

十三、 承辦人應正確標示公文附件之名稱、媒體型式、數量及其他具關聯性字樣,或於系統輸入附件總稱(以25個中文字元為限)。

十四、 公文電子交換時,本文及附件檔案大小合計以不超過10MB (Megabyte)為原則,附件數量龐大或無法附隨於本文檔時,得將發文方式改為紙本,或於本文附件欄註明至公文附件專區下載(共用附件下載專區每件公文附件容量以50MB為原則)。如有實體附件者,其公文可採電子交換附件另寄方式,以增加公文電子交換比率。

十五、 收受水利署送會案件時,倘會辦本局欄位空間不敷使用,請運用「簽稿會核單」,並於原稿會辦欄位註記「詳如簽稿會核單」字樣。另於簽稿會核單上,填妥「案情摘要」、「主辦機關」、「總收文號」及「受會機關」等欄位再簽辦意見,且置於文稿上隨同附送。

十六、 為掌握時效,承辦人收受開會通知單後,應儘速研具意見並簽陳核派人員與會,並依核示意見會知相關單位及人員。

十七、 為推動少紙化會議,應減少會議資料列印,除開會儘量利用電腦簡報投影等措施外,請以電子郵件傳送、敘明電子檔案儲存位置、登載於公文附件專區等方式辦理。

十八、 相關公告周知訊息,如活動宣導、通訊資料異動、公開資訊或其他一般性通報周知事項等,以登載機關或單位電子公布欄提供線上查閱為原則,並得輔以電子郵件通知,不另以紙本傳閱通報。

十九、 簽(稿)經陳核並已有各級主管表示意見而退回者,後續辦理方式:

(一)承辦人於直接修正原簽稿再陳,並於簽核意見欄補充說明。
(二)承辦人加簽(稿)再陳,原簽(稿)僅可「廢止」,不可「移除」或「刪除」,並於加簽文面說明。

二十、 各級主管核決公文,發文案件應選「發」;單位發文案件則統一選用「可」。未決行公文,不可歸檔;單位發文者,不可歸局檔。

二十一、 承辦人及登記桌請加強檢視文書處理流程有無漏會、漏核情形,如發現應立即補會、補核;列管案件結案前請先送秘書室(文書)解除列管後,再送歸檔。

二十二、 總發文人員如發現明顯錯別字、漏字或贅字,應洽承辦人瞭解後,逕予修正或退請承辦人更正,並敘明錯誤之處。

二十三、 公文正副本含有電子交換發文者,總發文人員應於發文次日檢視公文資訊交換系統之交換情形,如有異常應即改發紙本文。

二十四、 檔管人員應檢視歸檔案件附件是否齊全,歸檔公文是否已辦畢,並檢查電子憑證簽章、決行情形,未實質辦妥公文應退回承辦單位續辦。

二十五、 來文之實體附件原則應隨文歸檔,無法歸檔應於附件表單註明原因,歸檔方式如下:

(一) 以電子檔案及紙本檔案併同歸檔者:研究計畫報告、業務計畫書、審查報告及出版品等,其研究報告及成果報告審查通過版本,應以電子檔案及紙本檔案併同歸檔;惟階段性報告審查資料(期初、期中、期末及工程保險單等)非最終版本,得免歸檔,附件清單勾選「其他」。
(二) 紙本來文及附件未達20頁者:掃描成電子檔歸檔(紙本僅供陳核,得不重複歸檔),惟涉個人權益或法律信證、行政稽憑之紙本檔案,仍應以正本紙本歸檔;另如紙本附件應核章者,奉核後可掃描至「參考資料」歸檔。
(三) 紙本來文及附件超過20頁者:得以紙本或實體附件歸檔,惟屬函送外機關及廠商之實體附件(含送審附件)原則應歸檔1份備查。
(四) 得不歸檔者:會計憑證類資料因須使用正本,且主計憑證另有留存備查需要,由主計室依規定另行保管,附件清單請勾選「其他」。
(五) 公文奉核後,承辦人將抽辦之可掃描附件掃描上傳至「參考資料」,視同完成附件歸檔程序。

二十六、 應存本局檔案之來文實體附件,如需抽辦暫時無法隨文歸檔者,歸檔辦理方式(歸檔時請登記桌及檔管人員核對)如下:

(一) 應於公文本文敘明,並經簽准。
(二) 公文歸檔時,應於「紙本附件清單」註明附件預計歸檔時間。附件辦畢後,歸檔至遲不得逾1個月,以利控管及追蹤;如有逾1個月使用需求,請先歸還再借調檔案。
(三) 附件續辦後歸檔,務必於附件封面註記文(編)號,免備文逕送檔案室辦理歸檔。

二十七、 為利實體附件抽存續辦之歸檔管控,秘書室將依附件預計歸檔時間(至遲不得逾1個月)進行稽催作業。