經濟部水利署北區水資源局檔案庫房管理要點

更新日期:2020-08-12 瀏覽次數:805

108年1月24日水北秘字第1081000365號函頒
國家發展委員會檔案管理局108年2月13日檔典字第1080000880號函備查
108年12月2日水北秘字第1081004721號函修訂

一、 經濟部水利署北區水資源局(以下簡稱本局)為落實檔案庫房安全管理及維護檔案庫房設施,以確保檔案永續保存,特訂定本要點。

二、 本要點依據檔案庫房設施基準、機關檔案保管作業要點及機關檔案管理作業手冊相關規定訂定之。

三、 本局庫房門禁管理如下:

(一) 檔案庫房之門禁管理,採單一出入口門禁管制方式。
(二) 庫房鑰匙及感應門禁卡由檔案管理人員妥善保管,經刷卡後始得進入,人員刷卡進入時間系統均自動登錄,以供安全管理查核,其他人員非經許可登記不得進入。
(三) 非檔案管理人員因業務需要須進入檔案庫房時,應先經庫房管理單位主管同意後,由檔案管理人員陪同進入,並於「人員進出庫房紀錄表」(附表1)記錄之;人員離開檔案庫房前,檔案管理人員應確實檢查有無攜出檔案及相關設備是否正常。
(四) 庫房之備份鑰匙及磁卡彌封後蓋騎縫章交保全人員及內政部警政署保安警察第七總隊第二大隊第一中隊(以下簡稱警察隊)或於非上班時間發生異常狀況,保全人員及警察隊值班人員得進入庫房為必要處理,並將處理情形陳報庫房管理單位主管。

四、 檔案庫房嚴禁下列行為:

(一) 使用或存放易燃、易爆物品。
(二) 吸菸、飲食或儲存食物。
(三) 植養生物。
(四) 未經許可攝影拍照或私自攜出檔案。
(五) 破壞檔案或變更檔案內容。

五、 檔案管理人員應辦理檔案庫房維護工作如下:

(一) 定期清潔地板、檔案架及檔案上之灰塵,並注意檔案架及通道不可堆置雜物。
(二) 經常進行蟲、鼠、黴、菌防治處理,注意避免損害檔案。
(三) 遇有豪大雨特報或颱風警報時,應預作防災準備,如注意檔案庫房週邊排水設施保持暢通。災後應立即檢查檔案庫房地面是否積水、牆壁是否有滲水現象。
(四) 庫房如遭天災或人為破壞,進入災場時,應即拍照並記錄現場狀況。

六、 檔案管理人員應每日查檢檔案庫房,其項目包括:

(一) 門窗防盜管制系統是否正常運作。
(二) 消防設備是否正常。
(三) 監視系統是否正常運作。
(四) 空調設備是否正常運作。
(五) 通訊設備是否正常運作。
(六) 密集櫃、防潮箱設備運轉是否正常。
(七) 檔案架、通道是否堆置雜物。
(八) 除濕機及空氣清淨機是否正常運作(除濕機及空氣清淨機視情況需要使用,非常態性運作)。

七、 前點每日查檢後應即填寫例行檢查表(附表2),其有「非正常狀態(X)」者,應於「備註」欄內說明,辦理必要之處置,或通知相關單位進行維修;前述維修或處理應將結果記錄於「庫房設施異常通報及維修紀錄表」(附表4)。

八、 檔案庫房之溫度及相對溼度應依附表3所列標準控制之。

九、 檔案管理人員下班前,應確實檢查庫房大門已上鎖,防盜及各項系統正常運作,庫房鑰匙、感應門禁卡應妥善保管。

十、 庫房管理單位應訂定檔案庫房緊急應變計畫,定期檢視各項預防措施並進行實地演練,以操演學習各項災害應變能力。

十一、 檔案管理人員職務異動時,應將下列事項辦理移交:

(一) 檔案數量及保管狀況概述。
(二) 掌理業務範圍及相關設施設備。
(三) 庫房管理相關簿冊。
(四) 庫房鑰匙及感應卡。