經濟部水利署北區水資源局電子信箱信件處理作業規定

更新日期:2020-08-12 瀏覽次數:2096

日期:101年5月28日
文號:水北秘字第10111001990號

一、 依據:經濟部101年1月16日經秘字第10102570720號函頒「經濟部首長電子信箱處理作業規定」暨水利署101年5月7日經水秘字第10108032990號函辦理。

二、 目的:為提升經濟部水利署北區水資源局(以下簡稱本局)處理電子信箱信件之效能。

三、 信件類別:包含陳情書、申請書、興革意見或施政諮詢等。

四、 信件處理作業權責劃分:

(一) 秘書室:負責局長及民意電子信箱信件之收件、掛號、分文、列管稽催、提報統計報表及績效考評事宜。
(二) 計畫課:負責本局電子信箱之設置、資訊技術與管理。
(三) 各課室:負責本局電子信箱信件之答復。

五、 信件處理時限及方式:

(一) 由本局秘書室收件後,於1日內分辦權責單位處理;各單位應自分辦日之次日起5個工作天內,依分層負責權限劃分,撰擬回信(稿)核 判後,由秘書室各電子信箱專責人員答復民眾。
(二) 信件改分:各單位指派專責人員隨時收發處理信件,如需申請改分應於總收文日起2日內申請改分作業。
(三) 信件展期:

1. 案情複雜之信件如無法於期限內辦結者,應填列「經濟部水利署北區水資源局公文展期申請單」說明具體原因,並於限辦日期前完成手
續。
2. 展期作業應注意時效並預留陳核時間,展期原因應具體明確。
3. 本電子信箱信件處理流程圖(如附件3)。

六、 信件處理原則:

(一) 秘書室專責收文人員應隨時查看信箱信件,並予分辦,各單位收文後應隨到隨辦,隨辦隨送,不得積壓公文。
(二) 答復內容應避免使用公文用語及格式,文字表達需具體明確、親切、口語化,並註明承辦人及聯絡電話,以便民眾查詢。
(三) 信件末尾應以機關名稱或首長銜名署名,切勿以個人名義署名。
(四) 信件涉及非本局主管業務時,應主動提供主管單位及相關聯絡資訊, 如案情複雜短期內無法辦結者,應先行回函告知預定辦理進度,並於案件處理告一段落後再次完整回復。
(五) 處理信件時,應確實依個人資料保護法等相關規定辦理,並應適時採取妥善之保密措施,俾確保民眾隱私權。
(六) 答覆時隨答覆內容檢附「經濟部水利署北區水資源局電子信箱滿意度問卷」(詳附件1)供民眾以電子信箱填復,如表達不滿意者,請權責單位應於收辦5日內針對民眾不滿意之項目,採取相關處理措施。

七、 績效考評:

(一) 本局秘書室於年度終了時,按各單位「經濟部水利署北區水資源局電子信箱績效考評表」(詳附件2)辦理考評,考評重點包括辦理案件數、處理時效及滿意度。
(二) 每年度綜合評比列為第一名暨第二名,且成績優等之受評單位,將簽奉局長核閱後知會各相關單位列入相關人員當年度考績參酌辦理,本局資訊人員及相關執行人員亦得一併簽報辦理,如該等有功人員屬勞動派遣者,則依其執行成效酌給榮譽假。
(三) 信件處理發生錯誤、遺失或積壓逾限,致民眾權益受損或影響本局行政效率,經查證屬實者,依其情節輕重,簽報機關首長(或授權人)予以議處。

八、 本作業規定未盡事項,依相關規定辦理。