經濟部水利署北區水資源局電子信箱信件處理作業規定

更新日期:2022-06-10 瀏覽次數:2702

 

日期:111年6月6日修訂

文號:水北秘字第1111002350號

 

一、 經濟部水利署北區水資源局(以下簡稱本局)為提升處理電子信箱信件之效能,特訂定本規定。

二、 信件類別:

(一)第一類:須正常處理或回復之信件,包含陳情書、申請書、興革意見或施政諮詢等。

(二)第二類:毋須分辦之重複信件。

(三)第三類:毋須分辦之垃圾或廣告信件,包含不具建設性之批評、個人情緒性抒發、自我推薦或廣告宣傳信件等。

三、 信件處理作業權責劃分:

(一)秘書室:局長及民意電子信箱信件之收件、掛號、分文、列管稽催、提報統計報表及績效考評事宜。

(二)計畫課:本局電子信箱之設置、資訊技術與管理。

(三)各單位:本局電子信箱信件之答復。

四、 信件處理時限及方式:

(一)第一類信件:由秘書室收件後,於1日內分辦權責單位處理;各單位自分辦次日起5個工作天內,依分層負責權限劃分,撰擬回信(稿)核判後,由秘書室及局長室各電子信箱專責人員答復。

(二)第二類及第三類信件:由秘書室收件後,於一日內逕行存查;但仍應予以登記,以利查考。

(三)信件改分:各單位指派專責人員隨時收發處理信件,如需申請改分應於總收文日起1日內申請改分作業。

(四)信件展期:

1.案情複雜信件如無法於期限內辦結者,應於公文線上簽核系統填列公文展期申請單說明具體原因,於限辦日期前完成展期手續。

2.展期作業應注意時效並預留陳核時間,展期原因應具體明確。

3.本電子信箱信件處理流程圖(如附件1)。

五、 信件處理原則:

(一)秘書室及局長室專責收文人員應隨時查看信箱信件,並予分辦,各單位收文後應隨到隨辦,隨辦隨送,不得積壓公文。

(二)答復內容應避免使用公文用語及格式,文字表達需具體明確、親切、口語化,並註明承辦人及聯絡電話,以便民眾查詢。

(三)信件末尾應以機關名稱或首長銜名署名,切勿以個人名義署名。

(四)信件非屬本局權責時,應逕移主管機關處理,並回復陳情人。但由上級機關交辦之案件,非屬本局主管業務者,應通知本局秘書室洽上級機關改分或增列其他機關。

(五)如案情複雜短期內無法辦結者,應先行回復民眾告知預定辦理進度,並於案件處理告一段落後再次完整回復。

(六)處理信件時,應確實依個人資料保護法等相關規定辦理,並應適時採取妥善之保密措施,俾確保民眾隱私權。

(七)回復時隨信檢附「經濟部水利署北區水資源局電子信箱滿意度問卷」(詳附件2)供民眾以電子信箱填復,如表達不滿意者,請秘書室簽請權責單位,於收辦5日內針對民眾不滿意之項目,進行檢討或採取相關處理措施。

六、 績效考評:

(一)本局秘書室於年度終了時,按各單位電子信箱績效考評表(詳附件3)辦理考評,考評重點包括辦理案件數、處理時效及滿意度。

(二)每年度綜合評比列為第一名且成績優等之受評單位,得提報二名相關人員記嘉獎二次;評比列為第二名且成績優等之受評單位,得提報二名相關人員記嘉獎一次。本局資訊人員及相關執行人員亦得一併簽報辦理,如該等有功人員屬勞務承攬者,則依其執行成效酌給榮譽假。

(三)信件處理發生錯誤、遺失或積壓逾限,致民眾權益受損或影響本局行政效率,經查證屬實者,依其情節輕重,簽報局長(或授權人)議處。

七、 本作業規定未盡事項,依相關規定辦理。