經濟部水利署北區水資源局公文管理及檢核作業要點

更新日期:2020-08-12 瀏覽次數:1954

100年8月訂定
108年8月30日水北秘字第1081003398號函修訂

一、經濟部水利署北區水資源局(以下簡稱本局)為加強各課室中心文書作業處理,提升公文辦理績效,落實公文檢核機制,特訂定本要點。

二、本局針對各課室中心文書作業處理情形每年應至少實施2次以上檢核。檢核項目如下:

(一) 一般公文處理時效情形,是否依文書處理流程規定辦理。
(二) 公文展期是否依規定辦理,逾期案件是否辦理展期。
(三) 管制案件:人民陳情、人民申請、立(監)委、訴願、專案(簽准30日以上辦結案件)及中央民代交辦案件等管制案件,是否依處理流程及規定期限辦理。
(四) 公文稽催未結案件有無查催記錄,是否確實配合管制單位查催作業。
(五) 機密公文之處理是否確實依規定辦理。
(六) 公文登錄統計是否正確,公文性質確實分類,公文改分、提陳是否依規定辦理。
(七) 辦結案件,存查、發文案件是否1日內完成上傳或銷號存檔。
(八) 公文交換:登記桌依規定每日至公文交換櫃取件2次情形。
(九) 公文管理電腦化執行情形是否確實依規定辦理。
(十) 公文品質,依發文登錄繕校錯誤點處理情形。

三、 檢核方式:

(一) 檢核以抽查個案、查閱各項作業資料(書面或電子)及訪談討論方式進行:

1、本局受經濟部水利署考核,應依「經濟部水利署公文管理及檢核作業要點」規定辦理,並按經濟部水利署文書作業查證時間,接受經濟部水利署檢核小組檢核(檢核項目詳附表1),受檢時之幕僚作業由秘書室統籌辦理。
2、本局各課室中心之定期檢核(每半年實施1次)由副局長督導政風室、計畫課、秘書室派定人員成立檢核小組,依本局各單位文書檢核「公文管理作業檢核評分表」(詳附表2)逐項量化完成對各課室中心檢核,必要時,得不定期隨時檢核之。檢核作業應於每年十一月前完成。

(二) 本局秘書室除定期查考作業外,應以超過7日之發文辦結案件範圍內每月不定期方式抽調個案5至10件,進行個案抽查,並建立完整紀錄追蹤改進。超過30天案件要求業務單位逐案就內容提分析及改善方式,填妥「公文處理個件分析表」送秘書室彙整後陳核。

四、 考核之獎懲規定如下:

(一) 獎懲範圍:受水利署考核:各課室中心主管、承辦人、稽催管制人員及其他相關人員。
(二) 考核等級依年度綜合評比附屬單位成績暨「經濟部水利署公文管理及檢核作業要點」之規定,獎懲標準如下:

1、考核成績列為優等者,嘉獎2次。
2、考核成績列為甲等者,嘉獎1次。
3、考核成績列為丙等者,申誡1次。
4、考核成績列為丁等者,申誡2次。
5、檢核成績列為甲等以上者,如檢核項目中任一檢核內容評定為零分者,則不予敘獎。
6、各項獎懲之員額,以有具體事證之承辦人員、主管及稽催管制人員為主。
7、前1項敘獎人員若為勞務外包人員,給予榮譽假1天,前2項敘獎之人員若為勞務外包人員,給予榮譽假0.5天。

五、 各單位對相關人員有下列績優事蹟者,得研提獎勵建議名冊移送本局秘書室管制單位複審後,簽陳局長核定辦理獎勵:

(一) 公文數量較多且業務繁重,仍能依限處理或辦理成效良好者。
(二) 對於本局之整體公文管考制度與處理績效,具有特殊具體貢獻者。

六、 各單位對相關人員有下列不良情事者,得研提懲處建議名冊移送本局秘書室管制單位複審後,簽陳局長核定辦理懲處:

(一) 損毀或遺失公文或檔案、無故拒收公文或未經主管核可無故「改分」公文或「移文」,致嚴重延誤公文處理時效者。
(二) 對待辦未結案件經主管及登記桌多次稽催,仍不積極辦理者或公文處理30日以上之案件,經調卷分析查明承辦人員確實有無故積壓、延宕處理情事者。
(三) 稽催管制人員及登記桌人員未善盡公文稽催管制之責,致該單位公文處理績效不彰者。

七、 各類公文管制或承辦單位基於文書流程管理為各層級人員基本職責,對於積壓公文者,應調查原因、分析責任,依下列公文個案懲處標準,簽陳局長核處:

(一) 無正當理由逾限未滿10日者,由公文管制單位書面催告改善,並由承辦單位予以口頭告誡並列入年終考績參考。
(二) 無正當理由逾限10日以上,未滿30日者,申誡1次。
(三) 無正當理由逾限30日以上者,申誡2次。
(四) 前開懲處個案,經檢討涉責有關人員併依責任情形議處。